Gmina Tarnawatka Tarnawatka 19.03.2019 rok

ul. Lubelska 39

22-604 Tarnawatka

Zapytanie ofertowe nr IR.271.4.2019.MT

Na podstawie regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000,00 euro, Wójt Gminy Tarnawatka posiadający siedzibę w Tarnawatce, ul. Lubelska 39, 22-604 Tarnawatka, tel: (0-84) 6624710, fax: (0-84) 6624724. zaprasza do składania ofert cenowych na usługę:

1. OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ORAZ ZAKRESU USŁUGI

1. Przedmiot zamówienia:

Usługa cateringowa – przerwa kawowa dla uczestników Klubu Seniora w Tarnawatce oraz uczestników Klubu Seniora w Tarnawatce - Tartak w ramach projektu „Klub Seniora w gminie Tarnawatka” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 - 2 części

2. Zamówienie podzielone jest na części:

   1. Część A- Usługa cateringowa – przerwa kawowa dla uczestników Klubu Seniora w Tarnawatce w ramach projektu „Klub Seniora w gminie Tarnawatka”

2. Część B - Usługa cateringowa – przerwa kawowa dla uczestników Klubu Seniora w Tarnawatce - Tartak w ramach projektu „Klub Seniora w gminie Tarnawatka”

2. OPIS PRZEDMIOTU I ZAKRESU ZAMÓWIENIA

Część A. Klub Seniora w Tarnawatce

Usługa cateringowa – przerwa kawowa dla uczestników Klubu Seniora w Tarnawatce w ramach projektu „Klub Seniora w gminie Tarnawatka”

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa posiłków (catering-przerwa kawowa) dla uczestników projektu Klub Seniora Tarnawatka dla maksymalnie 30 UP. Zamówienie będzie dotyczyć dostarczenie napojów ciepłych i zimnych oraz poczęstunku.

2. W skład usługi wchodzi:

1. Co najmniej trzy rodzaje ciastek, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka (co najmniej 100g na osobę)

2. Gorąca kawa, gorąca herbata (minimum 2 rodzaje, np.: czarna i owocowa) oraz gorąca woda (w termosach lub podgrzewaczach elektrycznych), woda do picia w dzbanku (co najmniej 0,5 litra na osobę), cukier oraz śmietanka do kawy w wystarczającej ilości i w odpowiednich do tego celu naczyniach, cytryna w plasterkach,

3. Zapewnienie niezbędnych naczyń, kubków, sztućców itp.

4. Obowiązek uprzątnięcia resztek naczyń i pożywienia.

3. Ponadto Wykonawca zapewni co najmniej: 1 czajnik elektryczny do gotowania wody lub warnik o pojemności co najmniej 10 litrów.

4. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić odpowiedniej wielkości stół cateringowy nakryty obrusem materiałowym, serwetki papierowe, czyste sztućce wielokrotnego użytku (łyżeczki do kawy/ herbaty), termosy lub warniki, zastawę ceramiczną (nie dopuszcza się użycia zastawy z tworzywa sztucznego) zgodnie z wymogami menu. 

5. Ilość zastawy oraz produktów spożywczych musi umożliwiać swobodny poczęstunek. Użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana.

6. Catering powinien być dostarczony do miejsca szkolenia, ustalonego z Zamawiającym niedostępnym dla osób postronnych.

7. Catering obejmuje pełny zakres serwisu cateringowego wymienionego w pkt. 2 wraz z transportem.

8. Przerwa kawowa powinna być przygotowana w sposób estetyczny na min. 15 minut przed rozpoczęciem zajęć w danym dniu i być dostępna dla uczestników przez cały czas trwania zajęć (z koniecznością ewentualnego uzupełnienia gorącej wody, kawy, herbaty oraz wody do picia).

9. Wymiana serwisu podczas przerw kawowych nie może zakłócać pracy uczestników i wykładowców.

10. Dostawa powinna się odbyć od dnia podpisania umowy do dnia 30.11.2020.

11. W 2019 roku powinno się odbyć 132 spotkania, w 2020 roku - 156 spotkań, co w sumie daje 288 spotkań w projekcie.

12. Przerwa kawowa obejmuje: 3 spotkania w tygodniu trwające 4 h.

13. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotu zamówienia ze szczególną starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i bhp oraz przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.

14. Zamawiający zastrzega sobie w trakcie realizacji umowy prawo dostępu do wszystkich urządzeń, sprzętu, naczyń oraz kontroli jakości usługi, przez wytypowanych pracowników zamawiającego. 

15. Zapewniony catering musi spełniać kryteria wyżej opisane.

16. Szczegółowy harmonogram zajęć uwzględniający: termin, liczbę osób, dla których ma być serwowana przerwa kawowa Wykonawca ustali z Zamawiającym najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem szkolenia. 

17. Na 5 dni przed rozpoczęciem usługi Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu szczegółowe menu dotyczące danego spotkania.

18. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego uchybień w wykonaniu usługi Wykonawca jest zobowiązany do podjęcia natychmiastowych kroków w celu usunięcia uchybień. 

Część B. Klub Seniora w Tarnawatka – Tartak

Usługa cateringowa – przerwa kawowa na zajęcia z tkactwa i robótek ręcznych dla uczestników Klubu Seniora w Tarnawatce - Tartak w ramach projektu „Klub Seniora w gminie Tarnawatka”

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa posiłków (catering-przerwa kawowa) dla uczestników projektu Klub Seniora Tarnawatka dla maksymalnie 30 UP. Zamówienie będzie dotyczyć dostarczenie napojów ciepłych i zimnych oraz poczęstunku.

2. W skład usługi wchodzi:

1. Co najmniej trzy rodzaje ciastek, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka (co najmniej 100g na osobę)

2. Gorąca kawa, gorąca herbata (minimum 2 rodzaje, np.: czarna i owocowa) oraz gorąca woda (w termosach lub podgrzewaczach elektrycznych), woda do picia w dzbanku (co najmniej 0,5 litra na osobę), cukier oraz śmietanka do kawy w wystarczającej ilości i w odpowiednich do tego celu naczyniach, cytryna w plasterkach,

3. Zapewnienie niezbędnych naczyń, kubków, sztućców itp.

4. Obowiązek uprzątnięcia resztek naczyń i pożywienia.

2. Ponadto Wykonawca zapewni co najmniej: 1 czajnik elektryczny do gotowania wody lub warnik o pojemności co najmniej 10 litrów.

3. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić odpowiedniej wielkości stół cateringowy nakryty obrusem materiałowym, serwetki papierowe, czyste sztućce wielokrotnego użytku (łyżeczki do kawy/ herbaty), termosy lub warniki, zastawę ceramiczną (nie dopuszcza się użycia zastawy z tworzywa sztucznego) zgodnie z wymogami menu. 

4. Ilość zastawy oraz produktów spożywczych musi umożliwiać swobodny poczęstunek. Użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana.

5. Catering powinien być dostarczony do miejsca szkolenia, ustalonego z Zamawiającym niedostępnym dla osób postronnych.

6. Catering obejmuje pełny zakres serwisu cateringowego wymienionego w pkt. 2 wraz z transportem.

7. Przerwa kawowa powinna być przygotowana w sposób estetyczny na min. 15 minut przed rozpoczęciem zajęć w danym dniu i być dostępna dla uczestników przez cały czas trwania zajęć (z koniecznością ewentualnego uzupełnienia gorącej wody, kawy, herbaty oraz wody do picia).

8. Wymiana serwisu podczas przerw kawowych nie może zakłócać pracy uczestników i wykładowców.

9. Dostawa powinna się odbyć od dnia podpisania umowy do dnia 30.11.2020.

10. W 2019 roku powinno się odbyć 132 spotkania, w 2020 roku - 156 spotkań, co w sumie daje 288 spotkań w projekcie.

11. Przerwa kawowa obejmuje: 3 spotkania w tygodniu trwające 4 h.

12. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotu zamówienia ze szczególną starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i bhp oraz przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.

13. Zamawiający zastrzega sobie w trakcie realizacji umowy prawo dostępu do wszystkich urządzeń, sprzętu, naczyń oraz kontroli jakości usługi, przez wytypowanych pracowników zamawiającego. 

14. Zapewniony catering musi spełniać kryteria wyżej opisane.

15. Szczegółowy harmonogram zajęć uwzględniający: termin, liczbę osób, dla których ma być serwowana przerwa kawowa Wykonawca ustali z Zamawiającym najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem szkolenia. 

16. Na 5 dni przed rozpoczęciem usługi Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu szczegółowe menu dotyczące danego spotkania.

17. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego uchybień w wykonaniu usługi Wykonawca jest zobowiązany do podjęcia natychmiastowych kroków w celu usunięcia uchybień. 

Wspólny słownik zamówień (CPV):

55300000-3 usługi restauracyjne i podawania posiłków

3. WYMAGANIA STAWIANE WYKONAWCY: szczegółowe wymagania stawiane wykonawcy określone zostały w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego

4. OFERTY CZĘŚCIOWE

Wykonawca może składać oferty na jedną lub obie części.

5. OFERTY WARIANTOWE

Nie dopuszcza się możliwości składania ofert wariantowych

6. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Wymagany termin realizacji zamówienia od dnia zawarcia umowy do 30.11.2020 r.

7. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPOSÓB DOKONYWANIA OCENY ICH SPEŁNIENIA

7.1. O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia:

a) nie są powiązani kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym lub innymi Wykonawcami;

b) w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2017 poz 1508 z późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 2344, z późn. zm.);

7.2. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:

1. na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia pkt 7.1. lit. A) Wykonawca złoży Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (załącznik Nr 2)

2. na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia pkt 7.1. lit. B) – wykonawca przedstawi odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

8. DOKUMENTY KTÓRE NALEŻY ZAŁĄCZYĆ DO OFERTY

8.1. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych

8.2. Odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej

9. MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

Oferty należy składać w formie pisemnej na adres Gmina Tarnawatka, ul. Lubelska 39, 22-604 Tarnawatka z dopiskiem: „Usługa cateringowa – przerwa kawowa dla uczestników Klubu Seniora w Tarnawatce oraz uczestników Klubu Seniora w Tarnawatce - Tartak w ramach projektu „Klub Seniora w gminie Tarnawatka” część……………..”

w pokoju nr 16 (sekretariat) w terminie do 25.03.2019 rok do godziny 10:00 Otwarcie ofert nastąpi w Urzędzie Gminy Tarnawatka ul. Lubelska 39, 22-604 Tarnawatka w pokoju nr 5 w dniu 25.03.2019 rok o godzinie 10:05

10. KRYTERIA WYBORU OFERT

Cena brutto stanowi 100 %

Sposób oceny ofert: W powyższym kryterium oceniana będzie cena brutto oferty. Maksymalną ilość punktów otrzyma wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę, pozostali będą oceniani wg następującego wzoru

Opis sposobu obliczenia ceny:

Cn

Pc = ----------- x 100 x waga kryterium

Cob

Pc – liczba punktów przyznanych ofercie Wykonawcy za cenę

Cn – najniższa zaoferowana cena

Cob – cena zaoferowana w ofercie badanej

Oferta musi zawierać ostateczną sumaryczną cenę obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do jego wykonania z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków.

11. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania ofertą wynosi 30 dni (trzydzieści dni) od terminu składania ofert

12. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI:

1. W postępowaniu o udzieleniu zamówienia, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający oraz wykonawcy przekazują drogą elektroniczną

e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. z dopiskiem – „Usługa cateringowa – przerwa kawowa dla uczestników Klubu Seniora w Tarnawatce oraz uczestników Klubu Seniora w Tarnawatce - Tartak w ramach projektu „Klub Seniora w gminie Tarnawatka – 2 części” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 - 2 części Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytanie ofertowego. Zamawiający niezwłocznie udziela wyjaśnień na każde zapytanie.

2. Do porozumiewania się z Wykonawcami uprawniony jest Pan Marek Tyrka, inspektor do spraw projektów europejskich i zamówień publicznych, tel: (0-84) 662 47 10 w 46, codziennie od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 ⁰⁰ do 15 ⁰⁰

3. Nie przewiduje się organizowania spotkania z Wykonawcami.

4. Odbiór przedmiotu zamówienia, potwierdzony zostanie protokołem/ami odbioru usługi, podpisanym przez zamawiającego lub osobę upoważnioną, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.

5. Rozliczenie z wykonania dostawy nastąpi w formie przelewu, dokonanego w terminie 30 dni od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku wraz z protokołem odbioru, bez wad i usterek. Przedstawiona faktura powinna zawierać wszystkie wyszczególnione elementy usługi znajdujące się w punkcie 2 niniejszego zapytania ofertowego rozeznania cenowego.

Obowiązek informacyjny RODO

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „rozporządzeniem RODO”, Fundacja informuję, że:

1. Administratorem danych osobowych zawartych w formularzu Oferty w ramach procedury rozeznania rynku jest Wójt Gminy Tarnawatka posiadający siedzibę w Tarnawatce, ul. Lubelska 39, 22-604 Tarnawatka, e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

2. dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu przeprowadzenia przedmiotowej procedury rozeznania rynku;

3. dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia RODO;

4. dane osobowe nie będą udostępniane innym podmiotom, poza tymi, którzy posiadają odpowiednią podstawę prawną, w tym m.in. Województwu Lubelskiemu jako stronie umowy o dofinansowanie projektu i innym podmiotom kontrolującym wydatkowanie środków w ramach projektu;

5. dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji projektu i wymagany okres przechowywania dokumentacji projektu;

6. osoba, której dane osobowe dotyczą, posiada prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania oraz ograniczenia przetwarzania;

7. osoba, której dane osobowe dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy prawa;

8. podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu wzięcia udziału w przedmiotowej procedurze rozeznania rynku;

9. podane dane osobowe nie będą poddawane automatyzowanemu podejmowaniu decyzji;

10. Administrator dołoży należytej staranności w celu odpowiedniego zabezpieczenia przekazanych danych osobowych, a w szczególności przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym.

2. Wykonawca jest zobowiązany wypełnić obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia w niniejszym postępowaniu.

Wójt

Piotr Pasieczny

Załączniki:

1. Zał. Nr 1A – Formularz oferty

2. Zał. Nr 1B - Formularz Oferty

3. Zał. Nr 2– Oświadczenie o braku powiązań

4. Zał. Nr 3 – wzór umowy

5. Zał. Nr 4- protokół odbioru usługi

Protokół z otwarcia ofert